Anti-corruptiebeleid

1. Inleiding

Levelfour België (hierna “de Vennootschap”) verbindt zich ertoe een ethisch en

wettelijk gedrag in al zijn activiteiten na te leven. Corruptie, in al zijn vormen, is onverenigbaar met de

waarden van onze Vennootschap. Dit anti-corruptiebeleid (het “Beleid”) definieert de principes, de

verantwoordelijkheden en de maatregelen die Levelfour België heeft genomen om te voorkomen, te detecteren en aan te pakken

elk corrupt gedrag.

2. Toepassingsgebied

• Dit Beleid is van toepassing op alle medewerkers van Levelfour België, inclusief de

werknemers, de leidinggevenden, de bestuurders.

• Het is ook van toepassing op derden die namens de Vennootschap handelen: agenten,

consultants, leveranciers, partners of onderaannemers.

• Het betreft alle activiteiten die in België worden uitgevoerd, evenals, indien van toepassing, in

het buitenland.

3. Belgisch wettelijk kader

• In België bestraft de wet zowel corruptie tussen particuliere agenten als corruptie

van openbare agenten. (antibriberyguidance.org)

• Rechtspersonen (bedrijven) kunnen strafrechtelijk aansprakelijk worden gesteld voor

corruptiehandelingen die voor hun rekening zijn gepleegd. (antibriberyguidance.org)

• “Facilitation payments” (faciliteringsbetalingen) zijn ook verboden in België,

zelfs als ze van geringe omvang zijn. (ACE FORENSIC)

• België heeft ook de bescherming van klokkenluiders versterkt, waardoor iedereen

persoon die kennis heeft van mogelijk corrupte feiten om deze veilig te melden.

(Justitie België)

4. Richtlijnen

Levelfour België hanteert een zero-tolerancebeleid ten aanzien van corruptie. De volgende

principes leiden onze inzet:

1. Integriteit: Alle medewerkers moeten handelen met eerlijkheid en elke vorm van

onrechtmatig voordeel vermijden om zaken te verkrijgen of te behouden.

2. Transparantie: Elke zakelijke relatie, gift, cadeau of uitnodiging moet gerechtvaardigd,

gedocumenteerd zijn en mag de onpartijdigheid niet in gevaar brengen.

3. Wettelijkheid: Strikte naleving van de geldende wetten en regelgeving, met name op het gebied van

corruptie.

4. Verantwoordelijkheid: Elke werknemer en derde partij die verbonden is aan Levelfour België heeft de verantwoordelijkheid om zich

te houden aan dit beleid.

5. Meldplicht: Sterke aanmoediging om elke verdenking of poging tot corruptie te melden zonder

angst voor represailles.

5. Sleuteldefinities

•  Corruptie: Het aanbieden, beloven, geven, vragen, accepteren of ontvangen van een onrechtmatig voordeel, hetzij direct of indirect, met het doel een commercieel voordeel te verkrijgen of te behouden.

hetzij direct of indirect, met het oog op het verkrijgen of behouden van een commercieel voordeel.

•  Publieke agent: Een persoon die openbare functies uitoefent (bijvoorbeeld een

ambtenaar).

•  Derde: Elke persoon of entiteit die extern is aan Levelfour België (leveranciers, consultants, enz.).

•  Klokkenluider: Een persoon die redenen heeft om te geloven dat er een corruptiehandeling heeft plaatsgevonden.

product of could occur and which reports it in accordance with internal procedures.

6. Verplichtingen van de medewerkers

• Nooit voordelen (geld, cadeau, dienst, uitnodiging, enz.) aanbieden, beloven of geven aan

iemand met de bedoeling een zakelijke beslissing op ongepaste wijze te beïnvloeden.

• Nooit een voordeel vragen of accepteren als dit als ongepast kan worden gezien, in

overtreding van de toepasselijke regels.

• Documenteer en rapporteer elke aanbieding, ontvangst of voorstel van voordeel: cadeaus, uitnodigingen,

hospitaliteitskosten, enz.

• Volg de interne procedures voor uitgaven, cadeaus en relaties met derden.

• Deelname aan de anti-corruptietrainingen die door het bedrijf zijn opgezet.

•  Deelname aan de anti-corruptietrainingen die door de Maatschappij zijn opgezet.

7. Relaties met derden (leveranciers, partners, agenten)

• Derden moeten op de hoogte worden gesteld van dit beleid en zich verplichten het na te leven wanneer zij

werken voor of met Levelfour België.

• Anticorruptieclausules moeten worden opgenomen in de contracten met leveranciers,

agenten of partners.

• Risicobeoordelingen (due diligence) moeten worden uitgevoerd, met name voor derden

in geografische gebieden met een hoog risico of voor belangrijke transacties.

8. Cadeaus, uitnodigingen en hospitaliteit

• Cadeaus of uitnodigingen mogen niet buitensporig of ongepast zijn. Ze moeten

evenredig, legitiem, transparant en in overeenstemming met de normale zakelijke praktijken zijn

normaal.

•  Elke gift/uitnodiging van significante waarde moet goedgekeurd worden door Roxane Foucart,

verantwoordelijke compliance.

•  Geldelijke geschenken zijn verboden.

9. Boekhouding en registraties

•  Transacties moeten nauwkeurig, transparant en gedetailleerd worden geregistreerd.

•  Geen boekhoudkundige aantekening mag betalingen of onwettige voordelen verbergen.

•  Alle registraties (facturen, onkostenbonnen, bewijsstukken) moeten worden bewaard voor

een periode die voldoet aan de interne wettelijke vereisten.

10. Meldingen en bescherming van klokkenluiders

•  Levelfour België stelt een beveiligd intern kanaal in (bv. een speciaal e-mailadres, fysieke

doos, hotline) om elke verdenking van corrupt gedrag te melden.

•  Klokkenluiders zijn beschermd: elke vergelding tegen iemand die te goeder trouw een

overtreding of een poging tot corruptie meldt, zal worden beschouwd als een

ernstige schending.

•  Roxane Foucart, als Compliance Verantwoordelijke, zal de contactpersoon zijn voor

het ontvangen van meldingen en het volgen van onderzoeken.

11. Onderzoek en sancties

•  Elke melding zal onpartijdig en vertrouwelijk worden onderzocht door de compliance afdeling,

onder toezicht van Roxane Foucart.

•  Als een onderzoek een schending van dit beleid aan het licht brengt, zullen disciplinaire

maatregelen worden genomen, die kunnen leiden tot ontslag

sancties, die kunnen oplopen tot ontslag.

• In geval van ernstige tekortkomingen kan Levelfour België ook juridische stappen ondernemen

of civiele procedures, en samenwerken met de bevoegde Belgische autoriteiten.

12. Opleiding en bewustwording

• Alle medewerkers zullen bij hun indiensttreding een initiële opleiding over dit Beleid ontvangen.

• Er zullen minstens eenmaal per jaar bijscholingssessies worden georganiseerd.

• Regelmatige communicatie (nieuwsbrieven, affiches, workshops) zal helpen om de

bewustwording te behouden.

13. Risico-evaluatie en audits

• Levelfour België zal periodiek een risicoanalyse van corruptie uitvoeren, rekening houdend

met zijn sector, markten, partners en activiteiten.

• Interne audits (boekhoudkundig, operationeel) zullen de naleving en effectiviteit van dit

Beleid controleren.

• Roxane Foucart is verantwoordelijk voor het coördineren van deze evaluaties, eventueel met een

externe consultant.

14. Herziening van het Beleid

• Dit Beleid zal minstens eenmaal per jaar worden herzien, of vaker indien er zich

wettelijke of operationele wijzigingen voordoen.

• Elke wijziging zal worden goedgekeurd door het management van Levelfour België.

15. Verantwoordelijke voor compliance

• Roxane Foucart is aangesteld als Compliance Officer voor

Levelfour België.

• Haar taken zijn: toezicht houden op de uitvoering van dit Beleid, het ontvangen van de

meldingen, het leiden van onderzoeken, het coördineren van opleidingen, het uitvoeren van risico-evaluaties

en rapporteren aan het management.

16. Conclusie

Levelfour België bevestigt zijn inzet om corruptie te bestrijden door hoge normen

van ethiek, transparantie en legaliteit aan te nemen. Elk lid van de organisatie, evenals onze

externe partners, moet zich aan deze principes houden. Door deze beleidslijn te respecteren, beschermen we niet

alleen onze reputatie, maar ook de continuïteit van onze activiteiten.

Steven LECOMTE

CEO

Roxane FOUCART

Compliance Officer